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Erros ao Licenciar o Office da Microsoft

Ele é certamente o pacote de produtividade mais usado e popular do mundo, então todos querem vendê-lo: muitos, sem conhecer todas as suas regras de licenciamento. E não é para menos: ele é uma ferramenta fantástica, de qualidade insuperada até o momento, a ponto de não ter suas vendas sequer abaladas por inúmeros produtos gratuitos ou mais baratos.

Por existir em vários sabores e versões (Home and Business, Student, Open, OEM, FPP, etc…) muitas vezes uma compra incorreta pode ter consequências graves para o cliente no futuro, seja de produtividade ou financeiramente.

Relacionamos abaixo então os 5 erros mais graves que identificamos ao licenciar o Office para nossos clientes. Infelizmente, via de regra, o cliente já tinha cometido o erro antes de nos procurar.

1. O Office pré-instalado em computadores novos é um péssimo negócio
Muitos computadores da HP, Lenovo, etc, incluem alguma versão do Office pré-instalada, válida por 60 dias. Ao fim deste prazo, essa versão permite que se compre uma chave de ativação, diretamente pelo software ou em qualquer revenda oficial Microsoft (nosso caso, inclusive). Ou ela é mais barata que o Office em caixinha (oficialmente denominado FPP, de Full Packaged Product), ou tem várias vantagens de parcelamento sem juros. Parece um excelente negócio para quem compra um computador novo, e sequer precisa baixar o software para começar a usar, a um preço melhor, e mais vantajoso, certo?

O problema é que esta versão do Office pré-instalada é uma versão OEM do software. Resumidamente falando, na prática, o que isso significa para o cliente é que ele não poderá usar esta licença em nenhuma outra máquina no futuro. Licenças OEM ficam atreladas à máquina onde são instaladas, e a Microsoft impede ativamente que sejam instaladas em outras. O preço menor é por causa disso. Se no futuro você decidir abandonar este computador por um notebook, por exemplo, legalmente, não poderá transferir sua licença. E se o computador parar de funcionar definitivamente, você efetivamente perde a licença.

Além disso, a diferença de preço da versão completa, em caixinha, contra o da chave de ativação oferecida em seu computador  nem é tão grande assim.

2. Achar que o Office Home and Business 2016 pode ser instalado em dois Desktops, ou comprar 2 licenças dele para Desktop e Notebook do mesmo dono
Devido a uma péssima propaganda incorreta perpetrada na Internet, na época do lançamento do Office Home and Business 2010, o inconsciente coletivo de clientes deste produto convenceu-se que a caixinha do mesmo inclui 2 ou 3 licenças por compra, e esta crença se estende até hoje, no Office 2016. Por outro lado, existem clientes que compram, desnecessariamente, licenças do Office 2016 para Desktops e Notebooks da mesma propriedade.

Ambos estão incorretos. O Office 2016 Home and Business inclui apenas 1 Licença por caixa e a possibilidade de instalar a segunda licença em um Notebook de mesma propriedade do dono da licença.

Funciona assim, na prática: O cliente possui 2 computadores e 3 Notebooks, todos comprados com nota fiscal citando o mesmo CPF ou CNPJ. Este cliente quer licença do Office 2016 Home and Business em caixinha para todos estes computadores. Ele comprando as licenças pelo mesmo CPF ou CNPJ pela qual foram compradas as máquinas, precisará apenas de 3 Caixinhas para licenciar tudo – As 2 primeiras darão direito de instalação aos 2 Desktops e 2 Notebooks. O terceiro Notebook precisará da terceira caixinha.

A confusão também se dá com o Office 2010 Home and Student. Esta versão realmente dava direito de instalação em 3 computadores, indistintos, mas só podia ser usada por usuários domésticos ou estudantes devidamente matriculados! Não pode ser usada sequer em um notebook que você leve para sua empresa.

Consequência grave deste erro: Gastar dinheiro com licenças desnecessárias, ou pior, investir em um licenciamento errado e ficar ilegal do mesmo jeito

3. Comprar versão educacional para instituições não registradas no MEC
As versões educacionais de produtos Microsoft possuem descontos excepcionais, que chegam a 70% do preço normal, e por isso, possuem preços muito convidativos. Entretanto, elas possuem regras rígidas a respeito de quais instituições de fato podem se beneficiar deste tipo de licença.

A mais importante delas é que somente instituições de ensino com registro atualizado no Ministério de Educação e Cultura (MEC) podem comprar licenças educacionais! Isto significa que cursos particulares de qualquer natureza, sem este devido registro, não podem adquirir estas licenças, e se já as adquiriram, infelizmente, estão ilegais.

Esta não é a única restrição, apenas a mais séria.

Consequência grave deste erro: Aparentemente economizar dinheiro, mas ficar ilegal do mesmo jeito. E ter que gastar dinheiro novamente para se legalizar corretamente

4. Adquirir versão FPP no lugar de Open para uso em servidores ou conexões remotas
O Office Home and Business 2016 FPP ou ESD (versão para download) é mais barato que o Office Standard 2016 OPEN. Além disso, licenças Open precisam ser compradas em mínimo de 5 licenças (depois da primeira aquisição de 5 licenças, podem ser compradas de uma em uma, pelo período de 2 anos). Isso faz com que muitas empresas prefiram adquirir as versões FPP do Office 2016. Até aí, nenhum problema.

Entretanto, empresas que visam instalar o Office em servidores, para uso remoto por Thin Clients ou conexões remotas de qualquer natureza (Citrix Metrafame, Remote Desktop (antigo Terminal Server), etc…) devem estar cientes que, legalmente, o Office FPP não pode ser usado desta forma! Para isso é necessária a licença OPEN da versão Office desejada. Neste caso, adquirir Office FPP para uso remoto irá deixar sua empresa ilegal em termos de licenciamento.

Consequência grave deste erro: Investir em licenças sem planejamento futuro terá uma de 2 consequências: a ilegalidade ou o prejuízo em recomprar licenças, desperdiçando todo o investimento já feito antes

5. Comprar licenças “vantajosas demais”
De uma maneira ou outra, este motivo resume os 4 anteriores: todos os erros acima poderiam ser evitados com a devida consultoria do cliente com sua revenda preferida – desde que a mesma seja, de fato, uma Revenda Autorizada Microsoft.

Software legal traz, sim, muitos benefícios de produtividade e tranquilidade. Existem muito mais “perigos” em um licenciamento incorreto, do que se possa imaginar. E por isso mesmo, uma revenda autorizada Microsoft não tem interesse algum em denunciar empresas ainda não legalizadas (isso é um mito, bastante maldoso, perpetrado por interesses não muito nobres). Além de ser uma burrice descomunal. Afinal de contas, nós só conseguimos legalizar empresas que confiam em nosso trabalho.

Escolha sua revenda Microsoft preferida, e bons negócios ao licenciar o Office!

Inspirado na Microsafe.